3.500€ al giorno?! Placido sei un ladro!

Ecco cosa vorrebbero dirmi molti clienti quando vedono un mio progetto di copertura video per il loro evento...

... ma non lo fanno. L'argomento è spinoso, scomodo e spesso si evita di porlo in questi termini. Per educazione ci si ripara dietro i vari "non c'è budget", "oramai è tardi per pianificare questo tipo di attività", "pensavamo ad una cosa più semplice", ecc.

Allora facciamo così, oggi vengo allo scoperto e ti spiego cosa c'è dietro a quella cifra e in che modo potrebbero essere i soldi meglio spesi del tuo evento.

Ipotizziamo che tu stia organizzando un evento aziendale di 3 giorni in un grande albergo o in una location inconsueta. Magari hai previsto la presenza di 300 persone. Ti sei mosso per tempo, mesi prima hai scelto la location, il catering, i gadget e  le hostess.

Alla fine, residuale a tutto il resto, affronti il capitolo video. E magari mancano solo 3 settimane all'evento. Mi chiami, chiedi un preventivo per la copertura video e ricevi un preventivo di 10K. Ecco, adesso ti spiego cosa succede dall'altra parte.

The dark side

Quando mi chiedi il preventivo al telefono, tu non lo sai ma io sto già guardando il calendario per cercare di capire se il tuo evento va in sovrapposizione con altri in calendario. È la tua giornata fortunata, le cose vanno per il verso giusto non ho altri eventi. Wow!

Fase due: metto giù il telefono e chiamo subito i 3 migliori cameraman freelance con cui lavoro, sperando che siano liberi. Per inciso, questi sono gli stessi che fanno le riprese a X Factor, a Miss Italia o alla finale di Champions. Si tratta di veri professionisti, che hanno un costo di almeno 300€ al giorno; escludendo iva, indennità di trasferta, vitto e alloggio. Poi, bisogna pre-allertare un mixer video: la persona che sta fisicamente alla regia assieme allo staff interno dell'agenzia. Altra figura che costa non meno di 300, spesso anche 400 €.

Se mi confermano la loro disponibilità, faccio un salto di gioia e metto tutti questi soggetti in stand-by. Dopodiché passo al preventivo, che in realtà è un progetto articolato con tutta una serie di variabili. Da quando ti mando la mail con il preventivo tutto resta in uno stato di sospensione, in attesa del tuo feedback. Trascorrono i giorni, i cameraman e il mixer video iniziano a fare pressioni al telefono dicendo che gli stanno entrando altri lavori e devo confermare altrimenti vanno dall'altra parte. Io ti chiamo, ma siccome mancano pochi giorni all'evento, stai giustamente pensando al colore dei badge o a quello stramaledetto pannello in forex che ti hanno fatto 3 cm più largo e non entra nel supporto.

A quel punto, esasperato dalla mia insistenza, vai ad aprire la mail del preventivo e pur trovando il tutto esageratamente costoso (giustamente, dato che non sai cosa c'è dietro) accetti.

Ora sorge un altro problema, salta fuori all'ultimo che ci vuole anche la diretta streaming. Qui si apre uno dei tuoi peggiori incubi perché io ti espongo una serie di variabili alla quale magari non avevi pensato: esiste una buona connessione su cavo di rete (non Wi-Fi)? Dove va lo streaming? Facebook? YouTube? Il vostro sito? Tutti questi canali assieme? E le musiche? Se mandiamo in streaming le musiche, YouTube blocca tutto. In base a come rispondi a queste domande cambia la complessità della cosa e il suo costo. Questo perché lo streaming è quella cosa che può costare da 500 a 3.000€ Incubo!

3, 2, 1... Via!

Ma buttiamo il cuore oltre l'ostacolo e diciamo che il preventivo è approvato. Parte ora il vero lavoro:

1. Confermare immediatamente la convocazione per i cameraman;
2. Prenotare hotel per tutta la troupe (almeno 5-6 persone);
3. Concordare con la location tutti i passaggi tecnici e burocratici, la sicurezza sul lavoro, Durc, Duvri, Enpals, Inps, ecc. ecc;
4. Fare sopralluogo, verificare tutti i passaggi dei cavi, la reale consistenza della connettività internet;
5. Logistica: chi viene in furgone? chi in treno o aereo? Prenotare al più presto, ogni giorno che passa aerei e treni costano di più;
6. Verificare la disponibilità e il buon funzionamento di tutta l'attrezzatura tecnica. Telecamere, cavalletti, microfoni, mixer, monitor, ecc. Tutto qui? Ovviamente no, è anche di fondamentale importanza prevedere che sicuramente qualcosa andrà storto e, quindi, portare materiale ridondante;
7. Informarsi in modo preventivo se in zona evento ci siano distributori di materiale elettronico. Nonostante tutte le ridondanze all'ultimo può saltare un cavo HDMI, e il Mediaworld dietro l'angolo può salvarti la vita.

Tutto questo avviene prima dell'evento, come avrai intuito comporta molte giornate-uomo di attività con costi non indifferenti.

Oltre a tutto questo delirio del "prima" c'è anche un "durante" e un "dopo" che a questo punto ti risparmio. Tanto hai capito come vanno le cose.

Una scomoda verità

Se sei arrivato a leggere fino a qui in fondo adesso ti premio con una dritta, una verità scomoda che nessun mio collega ti racconterà mai.

I cameraman bravi sono pochi e vanno a ruba, lo stesso vale per le telecamere e le regie. Ti posso garantire che se li metti tutti insieme in una sala non arrivi a 200 persone in Italia. Se vuoi assicurarti i migliori professionisti e le migliori tecnologie per il tuo evento muoviti per tempo!

E soprattutto, tutto questo ha un costo. E se non sei disposto a spenderlo sprofondi nel girone infernale della serie B. Dove trovi gente improvvisata con attrezzature messe insieme con il nastro adesivo e al posto dei cameraman persone non qualificate che non ti daranno nessuna sicurezza. Può essere anche una scelta, non entro nel merito delle tue strategie aziendali.

Mi permetto solo di ricordarti che un buon contenuto video non è mai un costo. Anzi si trasforma sempre in uno straordinario strumento di marketing, un investimento. Una presenza video importante da forza al tuo brand, ti aiuta a posizionarti sul mercato e, infine, a vendere. Le registrazioni integrali del tuo evento possono diventare un corso online o un contenuto di grande valore che puoi usare come prodotto front-end per acquisire nuovi clienti.

Chiudo con un consiglio finale:  approfitta della presenza al tuo evento di quel gruppo di professionisti che per tre giorni ti stanno accanto. Se vuoi avviare una campagna di video marketing, se vuoi iniziare a produrre contenuti in modo autonomo, se vuoi insegnare ai tuoi collaboratori come fare un mini video decente per i social. Ecco in tutti questi casi, chiedi a loro, non vedono l'ora di condividere ciò che sanno e che fanno tutti i giorni. Ricorda, sono persone che magari domani lavoreranno in prima serata in Mediaset o su Sky. Approfittane.

Se stai organizzando un evento aziendale e vuoi un supporto per la parte video, contattami pure, sarò felice di aiutarti: [email protected]